Datenschutzhinweise für Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner und potenzielle Geschäftskontakte

1. Informationen zur Verantwortlichen

Verantwortliche im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung Ihrer Daten ist die:

Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten haben oder Ihre Rechte als betroffene Person wahrnehmen möchten, kontaktieren Sie uns bitte über die oben genannten Kontaktdaten.

Sie können sich auch direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Diesen erreichen Sie per E-Mail unter dsb@plicatec.com oder unter den folgenden Kontaktdaten:

2. Informationen zu Datenverarbeitungen

2.1. Allgemeine Kontaktaufnahme sowie Kontaktaufnahme zu Werbezwecken

Wir nehmen in der Regel per E-Mail oder Telefon mit Ihnen Kontakt auf, sofern Sie uns hierzu Ihre Stamm- und Kontaktdaten mitgeteilt haben, beispielsweise im Rahmen einer Fachmesse, über das Kontaktformular auf unserer Webseite oder über unsere Social Media-Präsenzen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung unserer Social Media-Präsenzen finden Sie unter https://www.plicatec.com/de/datenschutzhinweise-social-media/ . Weitere Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung des Kontaktformulars entnehmen Sie bitte unserer Website-Datenschutzerklärung (aufrufbar unter https://www.plicatec.com/de/datenschutzerklaerung/ ).

Im Rahmen der Kontaktaufnahme zwischen Ihnen und uns erheben und speichern wir die von Ihnen mitgeteilten Stamm- und Kontaktdaten (z.B. Namen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Funktion etc.) sowie die jeweiligen Kommunikationsinhalte. Sofern Sie uns Ihre Kontaktdaten im Rahmen einer Bestellung mitgeteilt haben, schicken wir Ihnen unseren regelmäßigen, postalischen Newsletter mit werblichen Informationen auf Basis Ihrer vorangegangenen Bestellungen.

Soweit es zur Erfüllung Ihres Anliegens erforderlich ist, oder Sie vorab ausdrücklich hierin eingewilligt haben, leiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur weiteren Bearbeitung Ihres Anliegens gegebenenfalls zudem an die relevanten Vertriebspartner und/oder relevanten verbundenen Unternehmen weiter. Der jeweilige Vertriebspartner oder das jeweilige verbundene Unternehmen kontaktiert Sie gegebenenfalls per E-Mail oder Telefon.

Die von Ihnen mitgeteilten Daten übertragen wir in unser Customer-Relationship-Management-System (nachfolgend „CRM-System“). Dort werden Ihre Daten zu Zwecken des Lead- und Vertragspartnermanagements sowie zur Vertragsanbahnung und -abwicklung verwaltet, gepflegt und verarbeitet. Dabei werden Ihre Stamm-, Kontakt- und Vertragsdaten sowie ggfs. Daten, die über andere Kanäle erhoben wurden, wie bspw. unsere Social Media-Kanäle oder auf Fachmessen, in einem Profil zusammengeführt.

Die Erhebung, Speicherung und Nutzung Ihrer Daten erfolgt nur zweckgerichtet zu Akquise-Zwecken, zur Beantwortung Ihrer Anfrage sowie gegebenenfalls zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses mit Ihnen. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DSGVO, wenn es um die Durchführung oder Anbahnung eines Vertragsverhältnisses mit Ihnen geht, oder auf Basis von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DSVGO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der ordnungsgemäßen Beantwortung Ihrer Anfrage sowie der Erweiterung unseres Kundenstamms und der Absatzförderung. Soweit Sie uns vorab Ihre freiwillige Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a DSGVO die einschlägige Rechtsgrundlage.

2.2. Recherche und Direktansprache potenzieller Geschäftskunden im Kundenauftrag

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit unterstützen wir unsere Kunden bei der Gewinnung neuer Geschäftskunden und der Anbahnung geschäftlicher Beziehungen. Hierzu recherchieren und identifizieren wir potenzielle Geschäftskunden und deren Ansprechpartner und nehmen gegebenenfalls Kontakt zu diesen auf. Die Kontaktaufnahme erfolgt dabei im Auftrag unserer Kunden zu Zwecken der Neukundengewinnung und Absatzförderung.

Die hierfür erforderlichen Stamm- und Kontaktdaten erhalten wir gegebenenfalls von unseren Kunden oder Kooperationspartnern sowie aus öffentlich verfügbaren Quellen, beispielsweise Unternehmenswebseiten, Unternehmensverzeichnissen oder beruflichen Online-Netzwerken wie LinkedIn. Ferner verarbeiten wir Daten, die uns von den betroffenen Personen selbst, beispielsweise im Rahmen einer vorherigen Kontaktaufnahme, zur Verfügung gestellt wurden.

Im Rahmen dieser Tätigkeit erheben und speichern wir insbesondere Stamm- und Kontaktdaten (z. B. Namen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Funktion etc.) sowie weitere berufsbezogene Informationen, beispielsweise Angaben zum Arbeitgeber, zur beruflichen Position oder zu öffentlich verfügbaren beruflichen Profilen. Im Falle einer Kontaktaufnahme verarbeiten wir zudem die jeweiligen Kommunikationsinhalte sowie gegebenenfalls Gesprächsnotizen und Informationen zur Kontakthistorie.

Die erhobenen Daten übertragen wir in unser CRM-System. Dort werden Ihre Daten zu Zwecken des Lead- und Kontaktmanagements sowie zur Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation unserer Vertriebsaktivitäten verwaltet, gepflegt und verarbeitet. Dabei werden Ihre Stamm- und Kontaktdaten sowie ggf. weitere berufsbezogene Informationen und Daten aus bisherigen Kontaktaufnahmen in einem Profil zusammengeführt. Soweit dies zur Erfüllung unserer vertraglichen Leistungen gegenüber unseren Kunden erforderlich ist und eine entsprechende Rechtsgrundlage vorliegt, stellen wir unseren Kunden die für sie relevanten Kontaktdaten und Informationen zur weiteren Anbahnung geschäftlicher Beziehungen zur Verfügung.

Die Erhebung, Speicherung und Nutzung Ihrer Daten erfolgt nur zweckgerichtet zur Identifizierung und Qualifizierung potenzieller Geschäftskunden, zur telefonischen Kontaktaufnahme sowie zur Anbahnung geschäftlicher Beziehungen im Auftrag unserer Kunden. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Durchführung unserer Geschäftstätigkeit und der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden. Hierbei berücksichtigen wir insbesondere, dass die Verarbeitung grundsätzlich auf berufsbezogene Daten beschränkt ist und die Kontaktaufnahme im geschäftlichen Kontext erfolgt. Eine telefonische Kontaktaufnahme zu Werbezwecken erfolgt ausschließlich, soweit die hierfür geltenden gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

2.3. Vertragsabwicklung, Kundenberatung und -betreuung

Wenn Sie uns eine Kauf- oder Kooperationsanfrage im Rahmen der Kontaktaufnahme per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon (vgl. Ziffer 2.1.) zukommen lassen, erstellen wir gegebenenfalls auf Basis Ihrer Anfrage und der bereitgestellten Informationen ein entsprechendes Angebot und übersenden Ihnen die Angebotsunterlagen per E-Mail. Die Daten betreffend Ihre Anfrage und das jeweilige Angebot erfassen wir in unserem CRM-System.

Soweit erforderlich, werden Ihre Daten im Rahmen der Vertragsabwicklung an Versands-/Speditionsdienstleister sowie ggf. an die zuständigen Zollbehörden übermittelt. Ausgehende Rechnungen sowie Zahlungseingänge werden unter dem jeweiligen Profil in unserem CRM-System dokumentiert. Ferner erfolgt gegebenenfalls ein Abgleich Ihrer Daten gegen die einschlägigen Sanktionslisten.

Im Rahmen bestehender Vertragsbeziehungen verarbeiten wir Ihre Daten im Rahmen der Bearbeitung und Verwaltung von Anfragen und -beschwerden. Dabei verarbeiten wir in der Regel Ihre Stamm-, Kontakt- und Vertragsdaten sowie sonstige Informationen, die Sie uns im Rahmen Ihres jeweiligen Anliegens mitgeteilt haben.

Die Erhebung, Speicherung und Nutzung Ihrer Daten erfolgt nur zweckgerichtet zur Durchführung des Vertragsverhältnisses mit Ihnen, zur ordnungsgemäßen Abwicklung eingehender Bestellungen sowie zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DSGVO, wenn es um die Durchführung oder Anbahnung eines Vertragsverhältnisses mit Ihnen geht, oder auf Basis von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c, sofern diese zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z.B. aus dem Handels- oder Steuerrecht) erforderlich ist. Ferner erfolgt die Datenverarbeitung auf Basis von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DSVGO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der ordnungsgemäßen Abwicklung eingehender Bestellungen sowie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

2.4. Datenverarbeitung im Rahmen von Videokonferenzen

Wir nutzen das Tool Microsoft Teams, um Videokonferenzen, Webinare oder andere Online-Meetings durchzuführen. Microsoft Teams ist ein Service der Microsoft Ireland Operations Ltd., 1 Microsoft Place, Leopardstown South County Business Park, Dublin, Ireland (nachfolgend „Microsoft Irland”). Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.

Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand der Verarbeitung sein:

• Angaben zum Benutzer: Anzeigename, E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache
• Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Start- und Endzeit, Meeting-ID, Telefonnummer, Ort
• Text-, Audio- und Videodaten: Während des Online-Meetings werden Audio- und Videodaten verarbeitet. Darüber hinaus können Sie während eines Online-Meetings optional die Chatfunktion nutzen. In diesem Fall werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen.

In besonderen Situationen können von plicatec Aufzeichnungen der Online-Meetings gemacht werden, z.B. um nicht anwesenden Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, das Online-Meeting im Nachhinein anzusehen. Nur bestimmte Personen bei plicatec sind berechtigt, Online-Meetings aufzuzeichnen.

Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen, wird Ihnen dies vor Beginn mitgeteilt bzw. im Online-Meeting angezeigt und – soweit erforderlich – werden Sie um Ihre Einwilligung gebeten. Die Einwilligung kann z.B. durch eine zustimmende Nachricht im Chat erfolgen, sie ist stets freiwillig. Sollten Sie eine Aufzeichnung nicht wünschen, können Sie das Online-Meeting verlassen. Sie können Ihr Video auch deaktivieren oder auf die Verwendung des Chat-Tools verzichten.

Im Falle der Aufzeichnung werden Dateien aller Video-, Audio- und Präsentationsfolien angefertigt. Falls zur Dokumentation der konkreten Ergebnisse eines Online-Meetings erforderlich, kann auch eine Textdatei des Online-Meeting-Chats gespeichert werden.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf der Grundlage der nachfolgenden gesetzlichen Bestimmungen:

• Soweit die Datenverarbeitung zur Anbahnung oder Durchführung von Vertragsverhältnissen mit unseren Geschäftspartnern erforderlich ist, ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DSVGO.
• In Fällen, in denen die Datenverarbeitung nicht für die Vertragserfüllung mit Geschäftspartnern oder die Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, erfolgt die Datenverarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen auf Basis von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DSVGO. In diesen Fällen bestehen unsere berechtigten Interessen in der Nutzung moderner Kommunikationsmittel sowie der Optimierung unserer Geschäftsprozesse.
• Sofern die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht (v.a. im Zusammenhang mit der oben beschriebenen Aufzeichnung von Online-Meetings) ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a DSVGO die einschlägige Rechtsgrundlage.

Beim Aufruf und der Nutzung von Microsoft Teams können Informationen in Ihrem Endgerät gespeichert werden und/oder es kann auf Informationen, die bereits in Ihrem Endgerät gespeichert sind, zugegriffen werden (insb. Server-Log-Daten). Die Speicherung bzw. der Zugriff erfolgt auf Grundlage von § 25 Absatz 2 Nr. 2 TDDDG, da diese Informationen unbedingt erforderlich sind, um den gewünschten Dienst bereitzustellen.

Wir speichern Ihre Daten solange es für die oben genannten Zwecke erforderlich ist. Eine längere Aufbewahrung, insbesondere zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, bleibt vorbehalten.

3. Empfänger personenbezogener Daten

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an externe Empfänger findet nur in dem Rahmen statt, wie es für die Erreichung der oben genannten Zwecke erforderlich ist, uns hierfür Ihre Einwilligung vorliegt oder eine andere gesetzliche Erlaubnis besteht. Gegebenenfalls kommt es zu einer Übermittlung Ihrer Daten an externe Dienstleister, welche wir zur Erreichung der oben genannten Zwecke einsetzen und mit denen wir Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Artikel 28 Absatz 3 DSGVO geschlossen haben.

Externe Empfänger ihrer personenbezogenen Daten können insbesondere sein:

• verbundene Unternehmen mit denen wir ggf. personenbezogene Daten austauschen, soweit dies für interne Verwaltungs-, Marketing- oder Kundenbetreuungszwecke erforderlich ist;
• Kunden und Auftraggeber, an die wir im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit personenbezogene Daten potenzieller Geschäftskontakte zur Anbahnung geschäftlicher Beziehungen übermitteln;
• weisungsgebundene Dienstleister, die wir zur Erreichung der oben genannten Zwecke einsetzen;
• Geschäftspartner, z. B. freiberufliche Mitarbeiter;
• die Finanzverwaltung;
• Steuerberater und Wirtschaftsprüfer sowie;
• Gerichte, Schiedsgerichte, Behörden oder Rechtsberater, wenn dies zur Einhaltung des Geltenden Rechts oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

4. Datenverarbeitung in Drittländern

Sofern wir Ihre Daten entsprechend der obigen Ausführungen in Drittländer außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, stellen wir vor der Weitergabe sicher, dass abgesehen von gesetzlich erlaubten Ausnahmefällen beim Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht oder Sie in die Datenübermittlung einwilligen. Ein angemessenes Datenschutzniveau kann beispielsweise bei Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission, durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln (SCC) oder das Vorliegen sog. Binding Corporate Rules (BCR) gewährleistet werden. Bitte kontaktieren Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten, um Informationen über die konkreten Garantien für die Weitergabe Ihrer Daten in Drittländer zu erhalten.

5. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist oder – im Falle einer Einwilligung – solange Sie die Einwilligung nicht widerrufen. Im Falle eines Widerspruchs werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, die Weiterverarbeitung ist nach den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen erlaubt oder sogar verpflichtend vorgeschrieben (z. B. im Rahmen von handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten). Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten auch dann, wenn wir hierzu aus gesetzlichen Gründen verpflichtet sind.

Kommt kein Vertrag mit Ihnen zustande, speichern wir Ihre Daten entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen (i.d.R. drei Jahre). Kommt ein Vertrag mit Ihnen zustande, speichern wir Ihre Daten für die Dauer der jeweiligen Geschäftsbeziehung / des jeweiligen Vertragsverhältnisses zzgl. anwendbarer Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen.

6. Ihre Rechte

Als von der Datenverarbeitung betroffene Person haben Sie die nachfolgenden Rechte nach Maßgabe der DSGVO:

Auskunftsrecht (Artikel 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns die unverzügliche Berichtigung unrichtiger Daten und Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Recht auf Löschung (Artikel 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und insbesondere, wenn (1) Ihre Daten für die in diesen Datenschutzhinweisen genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, (2) Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben und keine Rechtsgrundlage für eine weitere Aufbewahrung bzw. Speicherung besteht, (3) Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder (4) Sie der Verarbeitung Ihrer Daten widersprochen haben und keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO)

Sie haben das Recht zu verlangen, dass wir die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten einschränken, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Dies gilt insbesondere, wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten oder die Verarbeitung Ihrer Daten unrechtmäßig ist und Sie anstatt der Löschung die Einschränkung verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO)

Wenn Ihre Daten auf der Grundlage eines Vertrags oder auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeitet werden, haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder Ihre Daten an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen dazu erfüllt sind.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO)

Unbeschadet eines anderen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs haben Sie das Recht auf eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Artikel 77 DSGVO). Sie können dieses Recht insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde im Mitgliedsstaat Ihres ordentlichen Wohnsitzes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des angeblichen Verstoßes ausüben oder bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

Wenn Sie Fragen betreffend die Verarbeitung Ihrer Daten haben oder Ihre Rechte als betroffene Person wahrnehmen möchten, kontaktieren Sie uns bitte über die oben genannten Kontaktdaten.

7. Stand

Diese Datenschutzhinweise können Änderungen unterliegen. Es gilt die jeweils aktuelle Version dieser Datenschutzhinweise.

Stand: Oktober 2025