Datenschutzhinweise für die Nutzung von Microsoft Teams sowie Microsoft 365 Copilot in Online-Meetings

Wir, die plicatec business development GmbH, Jechtinger Straße 11, D-79111 Freiburg (nachfolgend auch „Wir“, „Uns“ oder „Plicatec“) möchten Ihnen nachfolgend Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend auch „Daten“) im Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings über „Microsoft Teams“ sowie der optionalen Nutzung von „Microsoft 365 Copilot“ zur Verfügung stellen.

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Ihre Daten werden ausschließlich in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend: „DSGVO“) und des Bundesdatenschutzgesetzes (nachfolgend „BDSG“) verarbeitet.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird nachfolgend das generische Femininum verwendet. Männliche und anderweitige Geschlechteridentitäten sind dabei ausdrücklich eingeschlossen.

Bitte beachten Sie, dass die verwendeten Begrifflichkeiten, wie z. B. „personenbezogene Daten“ oder „Verarbeitung“ den Definitionen nach Artikel 4 DSGVO entsprechen. Wenn Sie selbst einen Blick in die DSGVO werfen möchten, finden Sie diese im Internet unter: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679. Das BDSG können Sie unter folgendem Link abrufen: https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_2018.

Informationen zur Verantwortlichen

Verantwortliche im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Durchführung von Online-Meetings mit Microsoft Teams ist die:

plicatec business development GmbH
Jechtinger Straße 11
D-79111 Freiburg
E-Mail: plicatec@plicatec.com
Telefon: +49 (0)761 – 21684 0

Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten haben oder Ihre Rechte als betroffene Person wahrnehmen möchten, kontaktieren Sie uns bitte über die oben genannten Kontaktdaten.

Sie können sich auch direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Diesen erreichen Sie per E-Mail unter dsb@plicatec.com oder unter den folgenden Kontaktdaten:

V-Formation GmbH
Stephanienstr. 18
76133 Karlsruhe
www.v-formation.de
Tel.: 0721 / 170 290 34

Durchführung von Online-Meetings über Microsoft Teams

Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“, um Videokonferenzen, Telefonkonferenzen, Webinare und andere Formen von Online-Meetings durchzuführen. Microsoft Teams ist ein Dienst der Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin, Irland.

Im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams werden regelmäßig folgende Daten verarbeitet:

Stammdaten / Nutzerdaten: Anzeigename, ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Spracheinstellungen
Meeting-Metadaten: Datum, Uhrzeit, Dauer, Meeting-ID, Teilnehmer, ggf. Standortdaten
Kommunikationsdaten: Audio-, Video- und Chatinhalte während des Meetings
Technische Daten: IP-Adresse, Geräte-/Browserinformationen, Logdaten

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zum Zweck der Durchführung und Organisation von Online-Meetings sowie zur Kommunikation mit internen und externen Teilnehmern.

Rechtsgrundlagen sind hierbei:

Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DSGVO (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen), sofern Meetings im Rahmen von Vertragsverhältnissen durchgeführt werden
Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DSGVO (berechtigtes Interesse), insbesondere an einer effizienten und ortsunabhängigen Kommunikation sowie der Optimierung von Geschäftsprozessen
Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DSGVO i.V.m. § 26 BDSG (für Beschäftigte)

Eine Aufzeichnung oder weitergehende Auswertung von Meetings findet im Regelfall nicht statt.

Aufzeichnung, Transkription und Auswertung von Online-Meetings (optionale Nutzung)

Um die den Interviews nachfolgende Dokumentationsarbeit so effizient wie möglich zu gestalten, planen wir in bestimmten Fällen, Online-Meetings aufzuzeichnen, zu transkribieren oder mittels „Microsoft 365 Copilot“ automatisiert auszuwerten (z. B. Erstellung von Zusammenfassungen, Protokollen oder Aufgabenlisten).

Diese Funktionen werden ausschließlich nach vorheriger ausdrücklicher Einwilligung aller betroffenen Teilnehmer aktiviert. Die Einwilligung wird vor bzw. während des Meetings über die Microsoft Teams-Anwendung eingeholt.

Im Falle einer Aufzeichnung, Transkription oder Auswertung des Online-Meetings durch Microsoft Copilot werden folgende Daten verarbeitet:

Audio- und Videodaten
Gesprächsinhalte
Chatverläufe
automatisch erzeugte Transkripte
durch Copilot generierte Inhalte (z. B. Zusammenfassungen, Handlungsempfehlungen)

Zwecke der Verarbeitung sind hierbei:

Dokumentation von Besprechungsergebnissen
Nachbereitung von Meetings
interne Weiterverarbeitung von Inhalten
Effizienzsteigerung von Arbeitsprozessen

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Basis Ihrer Einwilligung. Die Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Wichtiger Hinweis:
Die im Rahmen der Transkription und Copilot-Auswertung erzeugten Inhalte werden ausschließlich intern verwendet. Aufzeichnungen, Transkripte und durch Copilot generierte Inhalte sind ausschließlich denjenigen Mitarbeitenden des Verantwortlichen zugänglich, die diese zur weiteren Bearbeitung des jeweiligen Sachverhalts benötigen.

Eine Weitergabe an externe Dritte oder andere Meeting-Teilnehmer erfolgt nicht.

Widerruf der Einwilligung:
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. In diesem Fall wird die entsprechende Verarbeitung beendet. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Sofern Sie keine Einwilligung erteilen möchten, können Sie das Meeting verlassen oder Ihre Audio-/Videofunktion deaktivieren.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Artikel 22 DSGVO findet nicht statt.

Empfänger personenbezogener Daten

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an externe Empfänger erfolgt nur, soweit dies zur Durchführung der oben genannten Zwecke erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie eingewilligt haben.

Im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams erhält insbesondere folgender Empfänger Zugriff auf Ihre Daten:

Microsoft Ireland Operations Ltd. (Auftragsverarbeiter im Sinne von Artikel 28 DSGVO)

Darüber hinaus können Daten an weisungsgebundene Dienstleister übermittelt werden, die wir zur Bereitstellung unserer IT-Infrastruktur einsetzen.

Datenverarbeitung in Drittländern

Im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams kann nicht ausgeschlossen werden, dass Daten auch an Server der Microsoft Corporation in den USA übermittelt und dort gespeichert werden.

Die in den USA ansässige Muttergesellschaft Microsoft Corporation ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, das entsprechende Zertifikat finden Sie hier: https://www.dataprivacyframework.gov/list. Etwaige Datenübermittlungen an die Microsoft Corporation in die USA sind somit vom entsprechenden Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission gem. Artikel 45 Absatz 3 DSGVO gedeckt. Den Angemessenheitsbeschluss hat die EU-Kommission hier veröffentlicht: https://commission.europa.eu/document/fa09cbad-dd7d-4684-ae60-be03fcb0fddf_en.

Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist oder – im Falle einer Einwilligung – solange Sie die Einwilligung nicht widerrufen.

Daten aus nicht aufgezeichneten Meetings werden grundsätzlich nicht dauerhaft gespeichert.

Aufzeichnungen, Transkripte und Copilot-Auswertungen werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erreichung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist oder bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

Eine darüberhinausgehende Speicherung kann erfolgen, sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Ihre Rechte

Als von der Datenverarbeitung betroffene Person haben Sie die nachfolgenden Rechte nach Maßgabe der DSGVO:

Auskunftsrecht (Artikel 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten.

Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns die unverzügliche Berichtigung unrichtiger Daten und Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Recht auf Löschung (Artikel 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und insbesondere wenn (1) Ihre Daten für die in diesen Datenschutzhinweisen genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, (2) Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben und keine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht, (3) Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder (4) Sie der Verarbeitung Ihrer Daten widersprochen haben und keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO)

Sie haben das Recht zu verlangen, dass wir die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten einschränken, insbesondere wenn die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird oder die Verarbeitung Ihrer Daten unrechtmäßig ist und Sie anstatt der Löschung die Einschränkung verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO)

Wenn Ihre Daten auf der Grundlage eines Vertrags oder auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeitet werden, haben Sie das Recht Ihre Daten in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder Ihre Daten an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen dazu erfüllt sind.

Widerspruchsrecht (Artikel 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen unsere Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, soweit die Rechtsgrundlage für unsere Verarbeitung Ihrer Daten die Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DSGVO ist. Wenn Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, werden wir die Verarbeitung Ihrer Daten einstellen, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Fortsetzung der Verarbeitung nachweisen, welche Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerrufsrecht (Artikel 7 Absatz 3 DSGVO)

Sofern wir Ihre Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, haben Sie das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt von dem Widerruf unberührt.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO)

Unbeschadet eines anderen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs haben Sie das Recht auf eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Artikel 77 DSGVO). Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde im Mitgliedsstaat Ihres ordentlichen Wohnsitzes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des angeblichen Verstoßes ausüben oder bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

Wenn Sie Fragen betreffend die Verarbeitung Ihrer Daten haben oder Ihre Rechte als betroffene Person wahrnehmen möchten, kontaktieren Sie uns bitte über die oben genannten Kontaktdaten.

Stand

Diese Datenschutzhinweise können Änderungen unterliegen. Es gilt die jeweils aktuelle Version dieser Datenschutzhinweise.

Stand: Mai, 2026